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経営者の方、必見 社員の業務の生産性を30%アップする方法

今やパソコンは1人1台の時代となり、会社の事務処理においてもパソコン操作はかかせないものとなっています。貴社では本当の意味でのパソコン活用が出来ていますか?
経営者の皆さん、ご存知でしょうか?パソコンが十分に使いこなせない社員によって、会社の生産性は30%ダウンしています。
パソコンを導入したといっても、実際には下記のような現状になっているのではないでしょうか?

  • パソコンが出来る特定の人が作業を行っていて、その人がいないと「わからない」「困る」という状況がある。
  • パソコン操作は派遣社員が一手にひきうけている。 その人が辞めると引き継げる人がいない。
  • 指示を出す側がパソコンのことがわからない為、パソコンを導入しただけで活用されていない。
  • パソコンの基礎力が個人個人バラバラで、話も通じない。
  • わからない操作を教えてもらいたくても、忙しい現状の中でなかなか聞きづらい。
  • パソコンでわからないことが発生するとすぐに解決できず、そのことで何時間も無駄な時間を費やしてしまう。
  • 様々なデータを個人が持っていて必要な時に取り出すことができない。
  • データを共有していないので同じようなデータを各個人が作っている、非常に非効率的な状況がある。

会社の中での業務は様々な作業があるので、もちろん全員がパソコンに精通するのは難しい現状かもしれません。しかし、せっかくあるパソコンの活用方法を社員にマスターさせ、社員のパソコンスキルを底上げすることにより、社員数を増やすことなく現在の2倍の業務がこなせるようになります。
また、せっかくある高価なパソコンもどんどん活用していかないと、日進月歩が早いパソコンの世界では3年も経過すると一昔前の機種になってしまい、宝の持ち腐れになってしまいます。

Word・Excel・PowerPointの活用

例えば、代表的なソフト、Word・Excel・PowerPointを活用することによって、以下の効果をあげることが出来ます。

● Word活用での効果

貴社で利用している定型文書のフォーマット(ひな形)を作成して体系化し、社員が共有化して編集できるようにすることにより、資料作成の作業時間を30%短縮できます。
紙ベースで持っている資料をデータ化して手書き作業から抜け出し、会社の対外的なイメージをアップします。

● Excel活用での効果

請求書・見積書などの計算が入った書類のフォーマット(ひな型)を作成して体系化し、社員が共有化して編集できるようにすることにより、資料作成の作業時間を30%短縮できます。
社内で持っている売上データをExcelに入力してデータ化することにより、Excelの命令一つで売上の分析ができます。結果、貴社の売上の現状を的確に把握して、経営戦略に活かせます。
顧客情報をExcelに入力してデータ化することにより、Excelのデータベース機能で必要なデータを瞬時に取り出すことが出来ます。また、顧客情報を各個人が持たず貴社のパソコンで一元管理することにより顧客情報の流出を防ぐことができます。
個人情報保護という観点からもお客様に信頼感を与えることができます。

● PowerPoint活用での効果

PowerPointはプレゼンテーション資料を作成する為のソフトですが、豊富に用意されているビジネス向けのフォーマットから、簡単にビジュアルな見栄えのいい営業の資料や会社案内が作成できます。PowerPointの活用により資料作成の時間は50%短縮できます。

担当講師からのメッセージ

◆インフォケーションITスクール 小田 晶季子

私は、東京都あきる野市と昭島市で、パソコープというフランチャイズ教室の“あきる野教室”と“昭島教室”を運営し、まったくの初めてのシニアの方から、Microsoftの資格取得者を目指す方までを対象としてパソコンの指導にあたってきました。今年で11年目になります。下は小学生低学年の生徒さんから上は90代の方まで、述べ3000名の生徒さんに通って頂いて、おかげさまで250教室のフランチャイズ教室の中でも1番の生徒数という実績をあげさせて頂いています。
私のパソコン講師としてのモットーは、

  1. 初心者の方にいかにわかりやすい指導ができるか
  2. 楽しみながらパソコンになれ親しんで頂けるか
  3. パソコンを生活や仕事の中で、便利に使いこなして頂けるようになって頂くか

この3つを常に指針として、毎日の授業にあたっています。
パソコンの使い方は1人ひとり千差万別ですが、「パソコンを使って世界が広がった」、「新しい発見があった」、「楽しみが広がった」という声を聞くたびに、講師としての喜びを感じ、たくさんの元気を生徒さんからもらっています。
日進月歩のパソコンの世界ですが、生活や仕事の中でのパソコン活用方法を「わかりやすく」「楽しく」伝えることができるガイド役として、皆さんのお手伝いができるよう日々取り組んでいます。また、資格取得などの目標をもって取り組んでいる方々の、よき相談役になれればと思っています。
あきる野教室・昭島教室に実際に通って頂いた生徒さんの声もお読みになってみて下さい。


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